En tant que nouveau venu dans le domaine du soutien administratif, vous vous demandez peut-être comment commencer. Cet article vous présentera les bases de ce secteur d’activité et vous donnera quelques conseils sur les emplois disponibles dans ce domaine.
Vous découvrirez certaines des compétences de base requises pour les emplois de soutien administratif et des conseils sur la meilleure façon de vous présenter comme un expert dans ce domaine. En outre, nous examinerons combien d’argent vous pouvez espérer gagner en tant que nouveau pigiste et où vous pouvez trouver des clients pour votre entreprise lorsque vous débutez avec peu d’expérience (ou pas du tout).
Sommaire
Qu’est-ce que le soutien administratif en freelance ?
Le soutien administratif en freelance est un service qui aide les entreprises et les entrepreneurs à accomplir leurs tâches. Il est disponible sous de nombreuses formes, y compris les assistants virtuels, la comptabilité, les services de transcription et d’autres tâches liées aux affaires. Dans ce guide, nous allons explorer ce que le soutien administratif en freelance peut faire pour vous en tant qu’entrepreneur, propriétaire de petite entreprise ou gestionnaire.
En quoi cela peut-il vous aider ?
Le soutien administratif en freelance aide les entrepreneurs en leur facilitant la vie afin qu’ils aient le temps de se concentrer sur la croissance de leur entreprise plutôt que de passer du temps sur des tâches banales comme la comptabilité ou la création de messages sur les médias sociaux ou toute autre chose qui requiert leur attention mais qui n’entraîne pas nécessairement la croissance des ventes ou des revenus.
Cela vous libère du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur des aspects plus importants de la gestion de votre entreprise, comme le développement de nouveaux produits/services, la recherche de nouveaux clients, l’expansion sur de nouveaux marchés, etc…
Le soutien administratif en freelance me convient-il ?
Si vous envisagez de faire du freelancing une carrière à temps partiel ou à temps plein, vous vous demandez peut-être si c’est la bonne solution pour vous.
Travailler à domicile signifie que vous pouvez travailler quand et où vous voulez. Cela signifie également que vous devez être motivé et discipliné afin de faire les choses à temps. Vous serez probablement amené à travailler avec des clients du monde entier, de sorte que de bonnes aptitudes à la communication sont essentielles, non seulement à l’écrit mais aussi au téléphone et en vidéoconférence.
Bien sûr, il y a beaucoup d’autres bonnes raisons pour lesquelles le soutien administratif en freelance pourrait vous convenir.
Comment puis-je obtenir du travail de soutien administratif en freelance ?
Il existe plusieurs façons de trouver des emplois de soutien administratif en freelance. La première consiste à publier votre profil sur Malt, Upwork, Fiverr ou d’autres sites de freelance. Vous pouvez également passer par une agence d’assistants virtuels (AV) qui met en relation des clients avec des professionnels du soutien administratif.
Si vous avez travaillé en tant qu’administrateur dans le passé, vous pourrez peut-être obtenir certains emplois directement auprès de clients potentiels en établissant un réseau d’amis ou de collègues qui travaillent dans des entreprises ayant besoin de personnel de soutien administratif. Il est toujours bon de créer un site web personnel afin que les employeurs potentiels puissent en savoir plus sur vous et voir des exemples de votre travail.
De quelles compétences ai-je besoin pour devenir assistant virtuel indépendant ?
Compétences en communication
Vous devez être capable de communiquer efficacement par écrit, par téléphone et en personne. Cela sera important lorsque vous travaillerez avec des clients et d’autres assistantes virtuelles, car vous devez être capable de transmettre clairement vos idées et vos demandes sans les embrouiller ou les submerger.
Capacité à travailler de manière indépendante
Travailler en tant qu’assistante virtuelle signifie que vous ne serez pas toujours supervisée directement par votre employeur (ou parfois pas du tout). Vous devez donc être capable de prendre des initiatives et de prendre des décisions par vous-même sans dépendre de l’avis ou de l’approbation de quelqu’un d’autre.
Capacité à travailler sous pression
Le freelancing offre plus de flexibilité qu’un emploi traditionnel, mais il comporte aussi ses propres défis, comme le respect des délais et des objectifs fixés par les clients avant qu’ils ne s’y attendent, et souvent dans des délais très courts !
La capacité à faire face à ces pressions peut vous permettre de rester sain d’esprit dans ce type de travail. Il est donc important que vous soyez prêt à faire face à toutes les difficultés qui pourraient survenir ! Sens de l’organisation – Gestion du temps – Compétences techniques – Compétences en gestion de projet
Quels sont les emplois administratifs à distance que je peux occuper ?
Si vous êtes à la recherche d’un emploi administratif à distance, il est important de savoir qu’il existe de nombreux types de soutien administratif. Voici un récapitulatif de certains rôles à distance courants :
Gestion de projet
Les gestionnaires de projet veillent essentiellement à ce que tout se passe bien à tous les niveaux : ils coordonnent les réunions et s’assurent que les délais sont respectés.
Facturation
Dans ce rôle, vous serez chargé d’envoyer les factures aux clients et d’être payé rapidement. Vous devrez également générer des rappels de paiement si nécessaire.
Programmation
Ce travail consiste à organiser des réunions entre les clients et le reste de votre équipe à l’aide d’un logiciel de planification comme Google Calendar ou Microsoft Outlook (ou quelque chose de similaire). Il peut également vous être demandé de confirmer la disponibilité des participants avant chaque date de réunion.
Marketing des médias sociaux
Les responsables des médias sociaux gèrent tous les aspects de la présence de leur entreprise sur les médias sociaux, de la publication de nouveaux contenus à la réponse aux questions des clients en temps réel sur diverses plateformes (Facebook Messenger, DM Twitter). Ils surveillent également les publications qui obtiennent de meilleurs résultats que les autres afin d’adapter les stratégies futures en conséquence.
Combien puis-je gagner en travaillant comme assistant administratif à distance ?
Le salaire que vous pouvez gagner en tant qu’assistant administratif à distance dépend de votre expérience, de votre créneau et des types de services que vous proposez. Avec un peu d’expérience, vous pouvez gagner entre 15 et 50€ de l’heure en tant qu’adjoint administratif. Plus vous prenez de clients, plus vous gagnez de l’argent (et vice versa).
La meilleure façon d’augmenter votre taux horaire est de vous établir comme un expert dans un domaine ou un secteur particulier. Si vous avez des connaissances spécialisées ou une expertise dans un domaine comme le travail à but non lucratif, par exemple, il sera plus facile pour les personnes qui ont besoin d’aide pour leurs organisations à but non lucratif de vous trouver en ligne, ce qui signifie plus d’opportunités de projets !
À quoi ressemble une journée type pour un assistant administratif indépendant ?
La logistique de votre activité de soutien administratif en freelance dépend du client. Certains vous engagent pour quelques heures par semaine, tandis que d’autres demandent une aide à plein temps. Votre emploi du temps dépend de vous et de vos clients, mais il est important de garder à l’esprit que quel que soit le type de travail ou d’heures requis, il doit être effectué dans certains délais.
Par exemple, si vous travaillez avec un client qui a besoin de deux heures par jour pendant trois jours par semaine, cela pourrait signifier que tout son travail est terminé le vendredi après-midi à 15 heures, ou le lundi matin à 10 heures, selon la date à laquelle il en a besoin et les échéances liées au(x) projet(s).
Le reste de la semaine peut consister en des tâches administratives telles que la comptabilité, la facturation des clients et le suivi des dates de paiement, la collecte des rapports des freelances engagés comme sous-traitants, etc.
Comment dois-je fixer mes tarifs pour le soutien administratif en freelance ?
Il y a deux façons principales d’être payé pour votre soutien administratif en freelance : à l’heure ou par projet. Cependant, il est important de considérer où vous voulez vous situer dans le spectre en termes d’expérience et de niveau de compétences lorsque vous fixez vos tarifs.
Une façon d’y penser est de déterminer si vous souhaitez un horaire plus flexible en fonction du travail qui vous est confié, ou si le fait d’avoir un revenu fixe en tête vous aiderait à garder les choses cohérentes et prévisibles. Si un taux horaire vous convient le mieux mais que les projets prennent plus de temps que prévu à se concrétiser (ou qu’ils ne se concrétisent pas), cela peut s’avérer problématique.
D’un autre côté, si le fait d’accepter des missions au fur et à mesure qu’elles se présentent signifie une sécurité financière moindre (surtout s’il n’y a pas assez de travail à certains moments), il peut être préférable de s’en tenir à un salaire fixe. Tout dépend du type de freelance que vous êtes !
Comment dois-je structurer mon entreprise pour faire du travail administratif en freelance ?
Lorsque vous choisissez la structure de votre entreprise, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. Par exemple, avez-vous des employés ? Si oui, une société peut être la meilleure option pour la protection de la responsabilité légale.
Prévoyez-vous de vendre des produits ou des services en plus du soutien administratif ? Si oui, une société est généralement nécessaire à des fins fiscales. Prévoyez-vous également d’exploiter une boutique en ligne ? Si c’est le cas, une entreprise individuelle ou une SARL est probablement la meilleure solution pour cette activité également.
Pourquoi choisir une structure commerciale plutôt qu’une autre ?
Tout dépend du degré de risque et de responsabilité que chaque type de structure comporte (et de la quantité de paperasse à remplir !). Par exemple, un partenariat signifie que deux personnes assument la responsabilité conjointe du succès et de l’échec de leur petite entreprise ensemble et si les choses vont mal financièrement à cause des actions/inactions d’un partenaire.
Les deux partenaires sont également responsables de toutes les pertes accumulées subies par l’entité du partenariat elle-même en raison des actions/inactions effectuées au nom des deux parties impliquées dans ladite entité du partenariat elle-même ; cela pourrait conduire à une procédure de faillite contre ces personnes.
S’ils ne peuvent pas se remettre de ces pertes par eux-mêmes après avoir épuisé toutes les autres voies possibles à leur disposition avant de déposer une demande de protection contre la faillite en vertu des lois du chapitre 7 ou du chapitre 13, qui leur accordent des périodes allant de 3 à 9 ans selon le chapitre qui s’applique le plus précisément en fonction des circonstances entourant leur situation particulière.
Mais il n’y a aucune garantie que l’une ou l’autre partie récupérera ce qui reste après avoir payé les créanciers en premier lieu, ce qui rend cette option moins attrayante dans l’ensemble !
Comment commercialiser ma nouvelle entreprise de services d’assistance virtuelle ?
Il existe de nombreuses façons de commercialiser votre nouvelle entreprise de services d’assistance virtuelle. La meilleure chose que vous puissiez faire est d’utiliser un service de marketing par courriel, comme MailChimp ou Constant Contact. Vous pouvez créer des bulletins d’information réguliers qui donnent des conseils utiles sur la manière de devenir un assistant virtuel performant.
Ces lettres d’information doivent être envoyées une fois par semaine ou une fois par mois, en fonction de leur fréquence de publication. Vous devez également créer un site web où les gens peuvent se rendre pour en savoir plus sur votre entreprise et sur les services que vous proposez, ainsi que sur toute autre information dont ils peuvent avoir besoin lorsqu’ils cherchent de l’aide en ligne pour des tâches administratives.
Vous devez également créer des comptes de médias sociaux, tels que les pages professionnelles de Facebook et les comptes Twitter, afin que les clients sachent où ils peuvent trouver plus d’informations pour travailler avec vous à l’avenir, si nécessaire ! Enfin, n’oubliez pas non plus de vous inscrire dans les annuaires locaux ! »
Comment m’assurer que les clients me paient à temps pour mon travail administratif en freelance ?
C’est une chose d’obtenir ses premiers clients et d’acquérir de l’expérience, mais c’en est une autre de s’assurer que ces clients vous paient à temps pour votre travail. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Demandez un acompte ou un dépôt à l’avance
Lorsque vous commencez à travailler avec un client, demandez-lui une somme d’argent convenue à l’avance (par exemple, 1 000 €), qui servira de garantie pour les futures factures si le client ne paie pas à temps. De cette façon, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que si le client décide de ne pas vous payer, il perdra son acompte au lieu de perdre les intérêts de retard au fil du temps.
Envoyez une facture rapidement
Une fois le projet terminé, envoyez immédiatement une facture par e-mail ou par courrier au client afin qu’il sache exactement combien il vous doit à chaque étape du projet, au lieu d’oublier ce qu’il vous doit parce qu’il n’y avait aucun document indiquant le montant dû à différentes étapes du calendrier d’achèvement des travaux.
Assurez-vous d’avoir un bon contrat en place
La signature d’un contrat par toutes les parties concernées avant de commencer à travailler ensemble permet de s’assurer que tout le monde connaît les responsabilités qui incombent à chaque partie dans le cadre des projets entrepris par les personnes concernées, comme vous-même, dont on peut avoir besoin à différentes étapes, par exemple pour aider à gérer les budgets.
En accomplissant d’autres tâches liées à la réalisation des objectifs fixés dans les plans établis au préalable par le biais de séances de consultation entre toutes les parties concernées, y compris vous-même, lorsque des conflits éventuels peuvent survenir au cours des discussions menant à la finalisation des contrats.
Et même si des changements peuvent survenir en cours de route en raison de dates manquées dues à des circonstances imprévues, ce qui peut nécessiter des révisions avant de finaliser les contrats signés uniquement lorsque tout le monde se sent suffisamment à l’aise avec les termes qui y sont inclus, ces révisions doivent refléter les ajustements effectués en conséquence afin que tout le monde comprenne clairement les responsabilités liées à chaque rôle.
Avez-vous des conseils pour faciliter le travail avec les clients ?
Il est important de mettre en place un bon système de gestion de projet, ainsi qu’un contrat. Vous devez communiquer régulièrement avec vos clients et leur faire savoir ce qui se passe et quand vous enverrez les factures.
En ce qui concerne le suivi du temps, beaucoup de gens utilisent des tableurs ou des applications comme Harvest, Toggl ou Clockify. Le fait d’avoir un bon moyen d’accepter les paiements peut être un problème si vous n’avez pas encore mis en place un processeur de paiement en ligne, mais une fois qu’il sera mis en place et fonctionnera sans problème, cela deviendra beaucoup moins un problème.
Quelles sont les bonnes ressources à utiliser pour débuter en tant qu’assistant virtuel indépendant ?
Lorsque vous débutez, il peut être difficile de savoir par où commencer. Vous avez tellement d’options et de ressources qu’il est facile d’être submergé par toutes les informations disponibles.
Heureusement pour vous, il existe de nombreuses communautés en ligne et d’autres ressources que vous pouvez utiliser ! Si vous vous sentez perdue lorsque vous cherchez des réponses ou des conseils sur votre nouvelle carrière d’assistante virtuelle ou si vous souhaitez simplement être guidée par quelqu’un qui est passé par là, voici quelques-uns des meilleurs endroits que nous vous recommandons :
- Groupes Facebook
- Groupes LinkedIn
Une fois que vous avez obtenu votre premier client, quelles sont les choses les plus importantes que vous devriez faire pour développer rapidement votre activité ?
Obtenez une évaluation de votre premier client. Cela peut se faire de plusieurs façons :
- Créez un formulaire d’évaluation en ligne que les clients remplissent à la sortie du bureau (ou après avoir reçu leur facture par courrier électronique).
- Demandez la permission avant d’envoyer une enquête de remerciement via SurveyMonkey, puis demandez aux clients s’ils souhaitent publier l’enquête sur Google ou Yelp pendant qu’ils y répondent (ce qui facilite les choses pour les deux parties).
Pour conclure
En tant que travailleur de soutien administratif indépendant, vous pourrez travailler à domicile et fixer vos propres horaires. Vous pouvez également gagner de l’argent supplémentaire en acceptant certains des travaux qui vous sont envoyés par Upwork, Malt ou Fiverr. Le salaire est bon, mais ce n’est certainement pas une source de revenu unique.
Il est important de savoir que le domaine du soutien administratif en freelance n’offre pas beaucoup de possibilités d’avancement ou de croissance ; il s’agit davantage d’un poste de premier échelon dans une entreprise que d’un cheminement de carrière. Si vous recherchez ce type de travail afin d’acquérir de l’expérience et d’étoffer votre CV avant de passer à autre chose, le travail en freelance peut vous convenir !
